Al een aantal jaren helpen we ziekenhuizen met het verbeteren van de processen rondom goederenlogistiek. Wat ons daarbij opvalt, is de hoogte van de voorraad die een ziekenhuis over het algemeen houdt. De specialisten hebben doorgaans angst om mis te grijpen, dus slaan groots in. Het primaire proces, zorg verlenen, mag namelijk onder geen beding in gevaar komen. Er gaan grote hoeveelheden geld om in de zorg, dus van wat extra voorraad gaat niemand dood. Van een voorraadtekort wel, in een zeer zeldzaam geval. De patiënt staat centraal en gezondheid dient altijd voor kosten te gaan in mijn optiek. Maar..

Vandaag besteld…

Hoe reëel is de angst om mis te grijpen? In de wereld waarin wij tegenwoordig leven, kunnen wij onze bestellingen nog dezelfde dag laten bezorgen. Kijk maar naar Coolblue. Als ik nu meteen een tablet aanschaf via de website, kan ik hem vandaag nog ontvangen. Is het een gekke gedachte om te verwachten dat deze mogelijkheid er is bij artikelen die bestemd zijn om levens te redden of de kwaliteit van levens te verbeteren? Als het kan bij producten die bestemd zijn voor mijn vermaak of productiviteit, zou het niet gek zijn, toch?!

Eerlijkheid gebiedt te zeggen dat er leveranciers zijn die de eerstvolgende dag al kunnen leveren. Vandaag besteld is morgen geleverd. Maar waarom houden we dan nog steeds grote voorraden aan? Komt het door de angst dat iets niet geleverd kan worden door de leverancier, het daardoor in backorder komt en we het lang zonder moeten stellen of op zoek moeten naar een alternatief? Het risico om mis te grijpen en een patiënt niet de juiste zorg te kunnen verlenen weegt zwaarder dan het risico van de kosten van het expireren van artikelen of een grote zak met geld die in het steriele magazijn ligt in plaats van op de bankrekening. Geld waarmee je bijvoorbeeld extra personeel zou kunnen inzetten, om… ja.. bij te dragen aan het primaire proces. Dat is waar het ten slotte allemaal om draait.

Voorraadniveau

Hoe zouden we dan toch het optimum kunnen vinden tussen voorraadkosten en risico? Veel ziekenhuizen registreren het verbruik van artikelen, in elk geval de implantaten. Het toeval wil dat implantaten vaak het meest kostbaar zijn. Op basis van historische verbruiksdata kun je berekenen hoeveel voorraad je nodig hebt van ieder artikel. Je weet immers hoeveel je verbruikt. Daarbij kun je uitgaan van het gemiddelde, modus, mediaan of de hoogst bekende waarde. Houd daarbij in het achterhoofd dat het overgrote deel van de zorg in de meeste ziekenhuizen electief is. Het wordt gepland. Je kunt daardoor voorraad en geplande ingrepen met elkaar afstemmen. Ook in de huidige situatie kun je niet meer ingrepen plannen dan dat er voorraad is. In dat opzicht verandert er dus niets. Voor de spoedgevallen kun je een marge reserveren in de voorraad, dit zou je ook op basis van verbruiksdata kunnen doen.

Uit nieuwsgierigheid heb ik getoetst wat er aan voorraad c.q. voorraadkosten bespaard zou kunnen worden bij een klein specialisme. Een specialisme waarbij slechts 9 artikelen geregistreerd worden bij verbruik. Van 3 van de 9 artikelen zou de voorraad verlaagd kunnen worden zonder merkbare gevolgen. Door het verlagen van de voorraad zou er 5000 euro ‘van de plank’ weer ‘op de bank’ komen. Stel je eens voor wat dit kan betekenen voor een groter specialisme met meer artikelen: een betere cashflow, geld dat anders besteed kan worden en een verminderd risico op expiratie van artikelen. In mijn berekeningen hanteren een riante marge voor onvoorziene ingrepen en drukke dagen omdat het verlenen van zorg nooit en te nimmer in gevaar mag komen. Is er dan geen enkel nadeel? Minder voorraad betekent mogelijk hogere bestelkosten. Dit weegt vaak niet op tegen de voorraadkosten. Daarbij komt dat er beter omgegaan kan worden met magazijnruimtes. Deze kunnen beter benut worden.