Cycle counting is het periodiek tellen van voorraden, om de actuele voorraadhoogte en -waarde vast te stellen. Door telkens een deel van het totale assortiment te tellen, verspreid je de werklast en tel je frequenter dan wanneer je grootschalige inventarisaties uitvoert. Het resultaat van cycle counting is een accuratere voorraadstand in het voorraadbeheersysteem.

ABC Analyse

Cycle counting in zijn simpelste vorm zou je kunnen doen op basis van artikelcategorieën. In principe verspreid je dan de grootschalige telling over meerdere kleine tellingen per artikelcategorie. Het efficiëntst tel je door cycle counting te combineren met een ABC analyse. Je verdeelt daarbij het assortiment over drie categorieën: A, B en C artikelen, waarbij de A-categorie het belangrijkst is. Deze categorie heeft bijvoorbeeld de hoogste omloopsnelheid of waarde. De A-categorie tel je vaker dan de B-categorie, welke je op zijn beurt weer vaker telt dan de C-categorie. Veel van de gangbare applicaties waarin je voorraad kunt beheren bieden de mogelijkheid om dergelijke analyses te automatiseren.

Batch- en Serienummers

Bij reguliere artikelinventarisaties registreer je per artikel het aantal stuks dat op voorraad ligt. Tellingen worden complexer zodra ieder artikel individueel geteld dient te worden. Meestal is het een bewuste keuze om de voorraad van een artikel op individueel niveau in een systeem vast te leggen, al dan niet vanuit wet- en regelgeving. De reden daarachter is dat je preciezer weet waar welk artikel zich bevindt en welk artikelen er eventueel missen. Je vergelijkt dan bij een telling niet alleen de aantallen uit het systeem met fysieke aantallen, maar controleert of specifieke batch- of serienummers van het artikel op voorraad zijn.

Barcodes scannen

In logistieke processen wordt veel gewerkt met barcodescanners, onder andere bij het tellen van voorraden. GS1 barcodes zijn voorzien van batch- of serienummers. Door ieder artikel individueel te scannen verzamel je alle gegevens die nodig zijn om de batch- en serienummers uit de fysieke voorraad te vergelijken met de voorraad in het systeem. Het is mogelijk om deze vergelijking te automatiseren, soms is daar enig maatwerk voor nodig.

Bevriezen van assortiment

In sommige applicaties, wordt het assortiment of een deel daarvan, bevroren tijdens een telling. Enerzijds is dit logisch, gezien je niet wil dat er mutaties plaatsvinden op het moment van tellen. Anderzijds, als dit met alle artikelen uit de telling gebeurt, is dat wellicht wat rigoureus, vooral omdat je maar één artikel tegelijkertijd telt, een-voor-een. In een dynamische omgeving kan het bevriezen per artikel de voorkeur hebben.

Automatische correctie

Om de controle te behouden, kan het wenselijk zijn om voorraadcorrecties te laten accorderen alvorens deze te verwerken. Functiescheiding verhoogt de kwaliteit van de ingevoerde gegevens en vermindert het risico op fraude. Theoretisch is het daarentegen mogelijk voorraadcorrecties automatisch uit te voeren zonder handmatige accordering.