Registreren medische implantaten, een kostbare activiteit

Ziekenhuizen die ervoor kiezen om verpakkingsbarcodes van implantaten te scannen, dienen dat te doen voor ieder implantaat dat men wil of moet registreren in het EPD/ZIS. Ten opzichte van een situatie waarin men deze administratie handmatig verricht, scheelt dit kostbare tijd en vermindert dit de kans op fouten. Echter, het inrichten van de technologie om dit mogelijk te maken is redelijk complex, tijdsintensief en dus vrij kostbaar. Vanuit wet- en regelgeving wordt het registreren van medische implantaten opgelegd en deze verplichting levert niet direct geld op, wat kwantitatief gezien resulteert in een slechte business case. Kwalitatief gezien wordt – zeer belangrijk – de patiëntveiligheid verhoogd.

Verplichte kosten, maar toch baten

Het is mogelijk om van deze nood een deugd te maken. Dat kan door een geautomatiseerd bestelsysteem in te richten dat bestelt op basis van verbruik op de OK. Gezien ieder implantaat bij implantatie gescand dient te worden, wordt er nauwkeurig bijgehouden wat het verbruik en dus de huidige voorraad van het artikel is. Door vooraf de minimale en maximale voorraad te bepalen, wordt er pas besteld wanneer dat echt nodig is en altijd op tijd. Er kan zo meer tijd aan zorg besteed worden. Daarnaast zijn er nog andere voordelen zoals een lagere – maar betrouwbare – voorraad omdat er vaker geleverd wordt in kleinere hoeveelheden. De kans op het ontvangen van verkeerde artikelen of misgrijpen wordt drastisch verkleind. Het laatste is erg van belang omdat het de kosten van spoedtransporten drukt. Artikelen die meteen als kosten geboekt zijn, maar feitelijk nog waarde vertegenwoordigen kunnen worden opgenomen als voorraad op de balans.

Verschillende bestelsystemen

Als implantaten op de bovenstaande wijze besteld worden, is er sprake van meerdere bestelmethoden: automatisch bestellen bij verbruik op basis van min-max waarden en het traditionele bestelsysteem voor de andere artikelen. Dat kan tot verwarring leiden. Echter, het is mogelijk om ook andere artikelen dan implantaten op basis van het scannen bij verbruik te bestellen. Daarbij moet uiteraard een afweging gemaakt worden in welke artikelen er wel of niet gescand worden. Criteria hiervoor zijn vaak de prijs en de omloopsnelheid. Er is veel mogelijk, het scannen van hechtdraden tot verband, maar niet alles is wenselijk. Voor die artikelen, die een lage waarde vertegenwoordigen en een hoge omloopsnelheid hebben is een betere oplossing dan handmatig bestellen, tevens door middel van barcodes.