Vraag tijdig de artikelbarcodes op bij leveranciers

Doe dit bij voorkeur voor hele artikelcategorieën, of zelfs het totale assortiment van een leverancier, in plaats van individuele artikelen. Door meteen alle barcodes op te vragen voorkom je dat het proces van opvragen meerdere malen doorlopen wordt. De doorlooptijd van het opvragen van barcodes is afhankelijk van hoe snel de leverancier reageert en de interne organisatie van de leverancier. Niet elke leverancier heeft barcode overzichten.

Om informatie op te kunnen vragen, moet eerst inzichtelijk zijn van welke leveranciers er afgenomen wordt. De betreffende inkoper en/of een ERP systeem kunnen deze informatie aanleveren. Indien er leveranciers zijn die slechts een klein aantal artikelen leveren, is het vaak een praktischere aanpak om deze barcodes over te nemen van de verpakkingen.

Zorg voor correcte artikelinformatie

Het is prettig om een consistente naamgeving te hanteren. Hoewel op basis van de GTIN een artikel altijd kan worden teruggevonden, bijvoorbeeld bij de leverancier of in het ERP systeem, is het handig om binnen artikelseries soortgelijke namen te hanteren. Dit is wenselijk voor het artikelbeheer. Daarnaast wordt in veel gevallen de naam overgenomen op inkooporders. De leverancier moet kunnen begrijpen welk artikel er geleverd moet worden.

Rol stapsgewijs uit

Door per specialisme uit te rollen, wordt er optimaal gebruik gemaakt van de ervaring die bij de vorige specialismen is opgedaan. Hierdoor zal een implementatie steeds vlotter verlopen. Een succesvolle implementatie lijkt in de praktijk tevens draagvlak te creëren voor het volgende specialisme. Door de volledige aandacht aan een specialisme te schenken, in plaats van meerdere specialismen, reduceert de kans op fouten en stijgt de kwaliteit. Omdat het vaak om honderden of soms wel duizenden artikelen gaat, zijn fouten niet te voorkomen. Zorg ervoor dat de fouten hersteld zijn voordat je jezelf in een nieuw avontuur stort.

Automatisch bestellen

In het geval er ook gebruik gemaakt wordt van een automatisch bestelsysteem bij de registratie, ontstaat er een complexere situatie. Naast zorgmanagers, terreindeskundigen, OK assistenten en afdeling inkoop wordt ook afdeling logistiek bij de uitrol betrokken.