Het handmatig beheren van artikelstamgegevens is achterhaald. In de praktijk zie ik organisaties die werknemers in dienst hebben die verantwoordelijk zijn voor correcte artikelstamgegevens. Op zich geen slecht idee, al denk ik dat het efficiënter kan. Dat maakt deze mensen zeker niet overbodig, maar ondersteunt hen in hun werk, zodat zij de aandacht kunnen verleggen naar belangrijke zaken omtrent inkoop, dingen die er echt toe doen. Veel administratieve handelingen zijn te automatiseren, zo ook artikelstamgegevens beheer.

Beheren van artikelstamgegevens

Artikelstamgegevens beheer kan je op tal van manieren uitvoeren. Hierbij spelen een aantal factoren een rol; heb je centrale artikelstamgegevens, of zijn deze verspreid over meerdere systemen? In het slechtste geval komen dezelfde artikelen in meerdere systemen voor, zonder koppeling. Wijzigingen moeten dan in meerdere systemen gedaan worden. Dat is een garantie voor fouten, en kost meer tijd! Je kunt dit oplossen door koppelingen te maken tussen de applicaties. Stel, je hebt een koppeling tussen de systemen, dan nog geldt: garbage in, garbage out. Als de data van lage kwaliteit is in systeem A, zal dit letterlijk overgenomen worden in systeem B. Het idee achter het beheren van artikelstamgegevens is juist dat de artikelinformatie klopt, in alle systemen. Hoe komen we aan kwalitatieve artikelgegevens?

Informatie van de leveranciers

De leverancier beschikt vaak over bijna alle informatie die je nodig hebt in je systemen. Je kunt dit per leverancier opvragen en inladen in je applicatie, bijvoorbeeld je ERP systeem. Het resultaat is dat je de informatie niet meer handmatig in hoeft te voeren en dat de informatie juist is, al moet je nog steeds al je leveranciers langs om de data op te halen. Niet altijd is alle informatie voor handen, waardoor er in de praktijk wel eens artikelinformatie bij elkaar gezocht wordt, bijvoorbeeld op de verpakking en via het internet, om toch een artikel in een systeem te kunnen registreren. Nood breekt wetten, maar handig is anders.

GS1 Datapools

GS1 heeft hier een slimme oplossing voor bedacht, de zogeheten GS1 Datapools. De artikelfabrikanten leveren hun artikelinformatie aan de GS1 Data Source. Per sector heeft GS1 een Datapool. Een voorbeeld daarvan is die van de Gezondheidszorg. Door artikelinformatie uit de Datapool letterlijk over te nemen in bijvoorbeeld je ERP systeem, middels een koppeling, heb je altijd juiste en recente artikelinformatie. Dit vermindert de administratieve last en foutgevoeligheid, waardoor er tijd vrijkomt voor andere taken.